Blog Information Worker Solutions

System, który realizuje założone cele biznesowe i w dodatku jest bardzo dobrze oceniany przez użytkowników = pełen sukces! Studium przypadku wdrożenia dla Europejskiego Funduszu Leasingowego SA.

Klient

Europejski Fundusz Leasingowy SA rozpoczął swoją działalność w czerwcu 1991 roku jako jedna z pierwszych firm leasingowych w Polsce. Od początku istnienia jest liderem w swojej branży.

W 2001 roku, z prywatnej i niezależnej firmy leasingowej, spółka stała się członkiem jednej z największych na świecie instytucji finansowych – Grupy Crédit Agricole. Obecnie EFL to firma nowoczesna, przygotowana do profesjonalnej obsługi wszystkich segmentów rynku i dysponująca szerokim portfelem produktów. Oferuje leasing samochodów osobowych i dostawczych, leasing maszyn i urządzeń, sprzętu IT (w tym oprogramowania) oraz leasing nieruchomości. Ponadto EFL jest 100% udziałowcem firmy Carefleet SA wyspecjalizowanej w wynajmie długoterminowym.

Potrzeba

Podczas obsługi umów leasingowych gromadzonych jest wiele dokumentów wewnętrznych (powstających na potrzeby procesu obsługi) oraz dostarczanych przez klientów . EFL posiadał system zapewniający dostęp do pełnej dokumentacji umów, ale ze względu na takie czynniki jak brak możliwości rozbudowy czy brak interfejsów do udostępniania plików innym systemom, EFL zdecydował się na stworzenie nowego elektronicznego systemu ewidencji dokumentacji (o nazwie E-Archiwum). Postawił przed nim następujące cele:

• Szybszy i łatwiejszy dostęp pracowników do kompletu umów leasingowych (ponad 6 mln dokumentów),
• Gromadzenie dokumentacji związanej nie tylko z umowami leasingowymi,
• Nielimitowana liczba użytkowników systemu,
• Udostępnianie dokumentów innym systemom wewnętrznym,
• Wielokrotne wykorzystanie tych samych dokumentów przy różnych umowach,
• Możliwość ręcznego dodawania dokumentów lub skanowania ich bezpośrednio z poziomu systemu,
• Zaawansowany system konfiguracji i weryfikacji uprawnień.

Rozwiązanie

EFL zdecydował się na stworzenie dedykowanego systemu, ale w oparciu o technologię, która uniezależni go od wybranego dostawcy. Jako platformę wybrano MOSS 2007 (Microsoft Office SharePoint Server), gdyż doskonale pasował do środowiska technicznego EFL, a jednocześnie zapewniał możliwość budowania na niej kolejnych systemów. Na dostawcę nowego narzędzia wybrana została firma Contium SA.

Zdecydowaliśmy się postawić na Contium i od czasu rozpoczęcia projektu E-Archiwum realizujemy wspólnie już czwarty projekt w oparciu o SharePointa.

Maciej Oleksy, Kierownik Projektu, EFL

Wdrożenie zostało poprzedzone wstępną analizą potrzeb, którą EFL przeprowadził samodzielnie, a jej wyniki zostały wykorzystane przy spotkaniach analitycznych, które spółka Contium przeprowadziła z kluczowymi użytkownikami przyszłego systemu. W efekcie spotkań określony został zakres funkcjonalny nowego systemu oraz przygotowane zostały klikane makiety wszystkich ekranów aplikacji, co pozwoliło zweryfikować i doprecyzować planowany sposób działania systemu.

Poniżej opisane zostały niektóre z ważniejszych elementów E-Archiwum.

Baza dokumentów

Dużym wyzwaniem dla E-Archiwum była spora liczba dokumentów (ponad 6 mln z przyrostem tygodniowym o przeszło 12 tys.), jakie powinny być przez nie możliwe do wyszukania. W celu usprawnienia działania systemu oraz zminimalizowania kosztów wdrożenia tak obszernej bazy dokumentów na SharePoint, Contium zaproponowało rozbudowę standardowych mechanizmów MOSS związanych z obsługą dokumentów, co w rezultacie przyniosło korzyści w postaci m.in. zmniejszonych nakładów na platformę sprzętową.

Integracja z Centrum Skanowania

E-Archiwum zintegrowane zostało z zewnętrznym systemem skanującym, który oprócz skanowania poddaje dokumenty procesowi OCR. Skany oraz dane uzyskane w procesie rozpoznawania tekstu są przekazywane do E-Archiwum.

Zarządzanie typami dokumentów

Użytkownik biznesowy ma możliwość kategoryzowania gromadzonych w systemie dokumentów poprzez określanie ich typów oraz przypisywanie im listy opisujących je atrybutów. Z każdym typem dokumentów związany jest także zestaw parametrów sterujących ich zachowaniem, jak np. czas przechowywania w systemie, czy oznaczanie dokumentów potrzebnych w procesie windykacji.

Integracja z AD

System zintegrowany został z centralną bazą pracowników zbudowaną na usłudze katalogowej AD, dzięki czemu pracownicy EFL nie muszą samodzielnie wprowadzać danych w procesie logowania – system automatycznie ich loguje. E-Archiwum jest wykorzystywane przez ponad 370 pracowników (w tym osoby z sieci sprzedaży i firmy współpracujące). Dla użytkowników systemu, którzy nie są pracownikami EFL i nie mają kont w AD, aplikacja udostępniona jest pod innym adresem i z innym mechanizmem logowania.

Wyszukiwanie

System indeksuje kilka milionów dokumentów i pozwala na wyszukiwanie po ich atrybutach, poprzez zadawanie prostych zapytań bądź budowanie skomplikowanych warunków z wykorzystaniem np. pól wyboru czy dat. Wyszukiwarka uwzględnia prawa użytkowników do dokumentów określonych typów. Sam mechanizm został oparty o funkcjonalność wyszukiwarki MOSS, lecz jej wyniki zostały dostosowane do potrzeb logicznych systemu.

Uprawnienia

System uprawnień (znacznie rozbudowany w stosunku do standardowych mechanizmów SharePoint) pozwala na dużo dokładniejsze określenie praw wykonywania poszczególnych operacji w systemie przez użytkowników. Możliwe jest określenie uprawnień do np.:

• Wyszukania danego typu dokumentu,
• Podglądu/edycji atrybutów,
• Podglądu skanu/edycji dokumentu,
• Pobrania dokumentu,
• Usunięcia dokumentu,
• Ponownego wykorzystania dokumentu w procesie sprzedażowym,
• Wysyłania powiadomień do autora dokumentu
• Przeglądania historii dokumentu.

System jest w stanie uzależnić uprawnienia użytkownika do dokumentu od stanu procesu sprzedażowego realizowanego w innym systemie (PeopleSoft firmy Oracle) lub przynależności użytkownika do oddziału.

System pozwala nadawać uprawnienia dla użytkowników w kontekście typów dokumentów i typów umów oraz pozwala je w prosty sposób kopiować, dzięki czemu konfiguracja uprawnień dla nowych typów dokumentów staje się bardzo prosta.

Udostępnianie dokumentów innym systemom

E-Archiwum pozwala na bezpieczne wywoływanie ekranów prezentujących wymagane zestawy dokumentów z poziomu innych systemów wewnętrznych EFL wykorzystując przy tym mechanizm jednorazowych tokenów broniących system przed nieautoryzowaną próbą pobrania z niego danych.

System został również wyposażony w interfejs API, dzięki czemu inne systemy mogą pobierać z niego potrzebne dokumenty – również zabezpieczone mechanizmem tokenów.

Komunikacja z innymi systemami realizowana jest poprzez wykorzystywaną w EFL szynę danych (ESB – Enterprise Service Bus) firmy IBM.

Wysoki poziom bezpieczeństwa danych

EFL posiada bardzo zaawansowane rozwiązania dotyczące ochrony i bezpieczeństwa danych, wykorzystujące dwie lokalizacje: podstawową – DC (Data Center) oraz awaryjną DRC (Disaster Recovery Center). Dzięki takiemu rozwiązaniu system, w skład którego wchodzą dwa serwery aplikacji (po jednym w DC i DRC) oraz baza w oparciu o klaster SQL, oczekiwany poziom bezawaryjności i bezpieczeństwa danych.

Rezultaty

System E-Archiwum został bardzo pozytywnie przyjęty przez pracowników, o czym mogą świadczyć wyniki ankiety przeprowadzonej po jego wdrożeniu (udział w ankiecie wzięło 45 osób). Niższe oceny w kategorii Niezawodność wynikały z problemów z kontrolką firmy zewnętrznej, użytej podczas wdrożenia.

EFL ocenił system na 4.5 – jestem zadowolony z takiej oceny. System był dużym wyzwaniem i cieszę się, że został tak wysoko oceniony przez Klienta.

Maciej Pondel, Kierownik Projektu, Contium

Wybrane wyniki ankiety przeprowadzonej wśród pracowników EFL

W pytaniach otwartych uczestnicy badania określili wiele zalet systemu, takich jak np.:

• Szybki dostęp do dokumentów,
• Łatwość odszukiwania,
• Szybkość, czytelność i łatwość wpisywania poszukiwanych umów,
• Szybkie logowanie, prosty interfejs,
• Możliwość dostępu do wszystkich dokumentów, jakie są związane z umową.

Nowe narzędzie ułatwiło pracę głównie w Departamencie Obsługi Klienta i Departamencie Kredytów Trudnych. W DKT system całkowicie zastąpił pracę dwóch osób, dzięki czemu ich czas można teraz wykorzystać do realizacji innych zadań.

Maciej Oleksy, Kierownik Projektu, EFL

E-Archiwum, dzięki bardziej przyjaznej formie licencjonowania, jest teraz powszechniej wykorzystywane niż poprzedni system.

Tomasz Kozyra

Tagi: e-archiwum, portal wewnętrzny, SharePoint, zarządzanie dokumentami