Blog Information Worker Solutions

Wykorzystując dane przechowywane na serwerze SharePoint często zmuszeni jesteśmy do kopiowania ich na stacje lokalne, by móc pracować zdalnie lub bez dostępu do sieci firmowej. Samodzielne dbanie o synchronizowanie takich danych z portalem na dłuższą metę jest bardzo uciążliwe. Warto zatem posłużyć się narzędziami, które mogą nas w tym wesprzeć – Outlook oraz Workspace.

Outlook oknem na SharePointa

Większość użytkowników SharePointa korzysta z programu pocztowego MS Outlook. Z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowana mniejszość tych użytkowników wykorzystuje możliwości tego narzędzia w zakresie pracy off-line na danych przechowywanych w SharePoint. W zależności od wersji Outlook (XP, 2003, 2007 czy 2010) oraz wersji SharePoint (2007 czy 2010) dostępne są różne mechanizmy – szczegółowe porównania łatwo znaleźć w sieci (np. pod adresem http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=4573). Skupiając się na najnowszych wersjach tych produktów można przyjąć, że mamy następujące możliwości:

Jak widać nie wszystkie dane z SharePoint da się pobrać do Outlooka, a dokumentów nie da się dodawać – można jedynie edytować i to nie wszystkie. Nie ma mechanizmów pozwalających na pobranie całych witryn z ich zawartością – jedynie selektywnie wskazywane listy czy biblioteki. Z praktyki mogę powiedzieć, że taki styl pracy sprawdza się, jeśli:

1. potrzebujemy pracować sporadycznie i na małej liczbie bibliotek/list bez połączenia z portalem;
2. mamy połączenie z portalem, ale na wybranych bibliotekach czy listach łatwiej nam pracować z jednej aplikacji desktopowej, niż np. korzystać z tych samych elementów w interfejsie webowym lub rozproszonych w wielu witrynach.

SharePoint Workspace 2010 – mało znany, a przydatny

Alternatywną metodą pracy zdalnej na zawartości przechowywanej w SharePoint jest aplikacja SharePoint Workspace 2010 – następca Groove. Z tej aplikacji (na podstawie moich obserwacji wśród klientów) prawie nikt nie korzysta, a mało kto o niej słyszał. Należy zauważyć, że aplikacja ta jest składową pakietu MS Office w wersji Professional Plus 2010 i może to jest powód rzadkiego jej wykorzystania.

Czym jest zatem ta aplikacja i do czego służy?

Działanie aplikacji można podzielić na trzy główne aspekty.

1.     Komunikacja peer to peer pomiędzy użytkownikami

Mechanizm znany z poprzedniej wersji narzędzia, tj. Microsoft Office Groove, który służy do tworzenia wirtualnych obszarów roboczych i w ramach nich wymiany informacji (listy, dyskusje itp.) oraz dokumentów pomiędzy użytkownikami. Dane są przechowywane lokalnie i synchronizowane z pozostałymi osobami współpracującymi w momencie przejścia do trybu online.

2.     Praca off-line lub on-line na zawartości przechowywanej w SharePoint

Ten typ obszaru służy do przechowywania kopii witryny SharePoint (lub wybranych jej list i bibliotek) na lokalnej stacji użytkownika. Lokalna zawartość podlega dwukierunkowej synchronizacji z serwerem. Obszar tego typu nie może zostać udostępniony bezpośrednio innym użytkownikom – jedynie poprzez synchronizowanie zawartości z witryną SharePoint

3.     Udostępnianie i synchronizowanie katalogów

Wykorzystując ten tryb pracy użytkownik może udostępnić wybrany folder innym użytkownikom. Osoba otrzymująca zaproszenie do wymiany danych określa lokalizacje na swojej stacji roboczej, w której ma być przechowywana synchronizowana zawartość udostępnionego katalogu. W ten sposób zespół osób może łatwo współdzielić pliki i katalogi.

W kontekście tego artykułu skupimy się na drugim z powyższych zastosowań, bo tylko ono dotyczy pracy z SharePoint

Porównując możliwości SharePoint Workspace z Outlook, w kontekście pracy na danych z SharePoint, nie trudno zauważyć, że o ile Outlook może się w takiej sytuacji przydać, to Workspace jest stworzony właśnie do tego.

Oto lista najważniejszych funkcji SharePoint Workspace:

• praca na całych witrynach lub selektywnie wybranych listach i bibliotekach,
• automatyczna lub na żądanie synchronizacja z repozytorium na serwerze,
• synchronizacja całej zawartości biblioteki lub tylko metadanych dokumentów,
• dodawanie, edycja i usuwanie różnych dokumentów (nie tylko z pakietu MS Office),
• podgląd metadanych dokumentów (edycja metadanych MS Office z poziomu aplikacji klienckich),
• opcje wyewidencjonuj/zaewidencjonuj dokument,
• oznaczanie i informowanie o nieprzeczytanych elementach – alerty.

Niestety, pojawiają się ograniczenia

Poniżej lista ważniejszych ograniczeń obszarów roboczych SharePoint Workspace:

• maksymalnie w lokalnej kopii można przechowywać około 10 000 dokumentów (łącznie we wszystkich obszarach roboczych),
• pojedyncza lista nie może mieć więcej niż 30 000 elementów,
• nie ma możliwości pobrania Kalendarzy, Ankiet i Wiki,
• załączniki w elementach list są tylko do odczytu,
• nie ma możliwości tworzenia, edytowania i usuwania list i bibliotek – dostępne jedynie operacje na ich zawartości.

Zastosowania

Narzędzie może być z powodzeniem wykorzystywane do:

1. pracy on-line na danych przechowywanych w SharePoint, gdyż poprzez desktopowy interfejs niektóre operacje można wykonywać łatwiej i ten styl pracy jest łatwiejszy dla wielu użytkowników,
2. pracy na kopii off-line danych z SharePoint, gdyż łatwo potem zsynchronizować dane z serwerem.

Pomijając wymienione już wcześniej ograniczenia (choć są bardzo istotne i w oczach niektórych naszych klientów dyskryminowały użycie w ich organizacjach tego narzędzia), aplikacja SharePoint Workspace może być z powodzeniem wykorzystywana. Jeśli jednak ma to być styl pracy przyjęty w organizacji, a nie narzędzie dla wtajemniczonych, konieczne jest przeszkolenie pracowników, które złamie początkowe bariery i pomoże odkryć korzyści z użytkowania. Takie szkolenie, prowadzone w formie webinarium, które może być później ponownie odtworzone zajmuje około 2-3 godzin.

Tomasz Kozyra

Tagi: Groove, intranet, off-line, portal wewnętrzny, praca zdalna, SharePoint, Workspace