MS Project bez Project Server

Choć do sprawnego zarządzania portfelem projektów w dużej firmie, efektywnego planowania wykorzystania zasobów oraz łatwego zarządzania zmianą Microsoft zaleca wykorzystanie MS Project Server (oczywiście kwestia skali), to nadal (i trudno się dziwić, przynajmniej z punktu widzenia kosztów) powszechna jest praktyka zarządzania projektami w oparciu o desktopową aplikację MS Project.
Warto pamiętać, że aplikacja ta w wersji 2010 integruje się z coraz popularniej wykorzystywaną w organizacjach platformą SharePoint 2010 – zarówno w wersji Foundation, jak i Server.

Współpraca MS Project 2010 z SharePoint 2010

Na czym polega ta współpraca? Można opisać ją bardzo krótko: Dwukierunkowa synchronizacja zadań pomiędzy harmonogramem MS Project a listą zadań SharePoint.

Synchronizacja z poziomu MS Project

Harmonogram w MS Project

Lista zadań w SharePoint

Przykładowe połączenie SharePoint i Project

A teraz może trochę więcej szczegółów.

Udostępnienie harmonogramu MS Project jako listy zadań SharePoint

W MS Project w zakładce „Plik” w sekcji „Zapisz i wyślij” dostępna jest opcja „Synchronizuj z listą zadań”. Po jej wybraniu należy wskazać witrynę, a następnie listę zadań (istniejącą lub podać nazwę dla nowej listy), na której mają zostać zapisane zadania z naszego harmonogramu.

Otwieranie listy zadań z SharePoint w MS Project

W SharePoint na zakładce „Narzędzia listy” -> „Lista” dla listy zadań dostępna jest opcja „Otwórz harmonogram”. Jej użycie spowoduje otwarcie MS Project i wczytanie do niego zadań z danej listy.

Dwukierunkowa synchronizacja

Niezależnie od tego, czy eksportujemy harmonogram do SharePoint czy wczytujemy istniejącą listę zadań z SharePoint do naszego harmonogramu, mamy możliwość dwukierunkowej synchronizacji, w tym mechanizm wykrywający konflikty.

Co nam da publikowanie zadań z MS Project w SharePoint

• Udostępnienie harmonogramu osobom zaangażowanym w projekt.
• Możliwość łatwego aktualizowania postępu prac.
• Możliwość wykorzystania standardowych funkcji listy zadań SharePoint:
• Integracja z Outlook,
• Powiadomienia e-mail,
• Możliwość wykorzystania workflow.

Jak to się sprawdza w praktyce

Z naszego doświadczenia (w oparciu o zrealizowane projekty oraz wykorzystywanie SharePoint wewnątrz naszej organizacji) wynika, że poniższy scenariusz sprawdza się bardzo dobrze:

1. Lista prowadzonych projektów w SharePoint z ich opisem (PM, data startu, przewidywany koszt itp.)
2. Dla każdego z projektów założona witryna projektowa (do przechowywania dokumentów i materiałów projektowych, listy zadań w projekcie, kalendarzem spotkań itp.).
3. Stworzenie harmonogramu projektu w MS Project (zdefiniowania zadań, kamieni milowych).
4. Synchronizacja harmonogramu z listą zadań z witryny projektowej.
5. Przypisanie pracowników do zadań (z poziomu SharePoint, bo łatwiej jest to zrobić z podpowiadaniem nazw użytkowników).
6. Raportowanie wykonania zadań samodzielnie przez pracowników z poziomu zadań w SharePoint.
7. Śledzenie postępu prac z poziomu listy zadań (wykres Gantta) lub harmonogramu MS Project.

Oczywiście powyższe rozwiązanie to tylko szkielet – można go łatwo rozszerzyć o kolorowe lampki prezentujące stan wykonania zadań i realizacji projektu, czy synchronizację wykonania zadań z systemem raportowania czasu.

Rozbudować powyższy mechanizm można o wiele komponentów, ale standardowa współpraca SharePoint z MS Project daje nam na start całkiem funkcjonalne środowisko do zarządzania informacją w projekcie i warto według mnie z takiego „gotowca” korzystać.

Tomasz Kozyra

Office 365

SharePoint Online to jedna ze składowych usługi Microsoft określanej nazwą Office 365, w skład której wchodzą:

Usługi składające się na MS Office 365

Opis poszczególnych produktów dostępny na stronie http://www.microsoft.com/pl-pl/office365/online-services.aspx

Czym jest SharePoint Online?

SharePoint online to SharePoint Server 2010 dostępny jako usługa w chmurze. A czym jest usługa w chmurze? Tu niestety nie mam jednej przyjętej definicji. Ogólnie chodzi o dostęp do SharePointa, dostępnego dla nas jako usługa – nie utrzymujemy i nie zarządzamy środowiskiem serwera, a i sam sprzęt nie znajduje się w naszej serwerowni. Po prostu mamy dostęp do wystawionego przez usługodawcę oprogramowania – w tym przypadku SharePoint 2010. Czy to jednak taki sam SharePoint 2010 jaki możemy sobie sami zainstalować na naszym serwerze? Ogólnie odpowiedź brzmi TAK. Niestety pojawia się dość istotne słowo ALE… Chodzi o to, że jak wspomniałem powyżej, nie my zarządzamy serwerem i jego konfiguracją. Niektóre parametry są narzucone i nie wszystkie mechanizmy są dla nas dostępne.

Ograniczenia

1. Wynikające z konfiguracji SharePoint Online (szczegółowa lista na stronie http://sharepoint-sandbox.com/index.php?/Office-365/SharePoint-Online/sharepoint-online-key-features-a-specifications.html to m.in.:

• Dashboardy,
• Zewnętrzne listy,
• Excel services,
• Podpowiedzi w wyszukiwarce „Czy chodziło Ci o”.

2. Wynikające z konieczności programowania przy użyciu Sandbox Solution:

• Dostęp do Internetu w celu wywoływania web service,
• Dostęp odczyt/zapis do dysku,
• Funkcje na poziomie aplikacji lub farmy,
• Dodawanie binarek do GAC,
• Wykorzystywanie funkcjonalności dotyczących zabezpieczeń typu RunWithElevatedPrivileges,
• Połączenia między składnikami web part.
• Możliwość wykorzystanie przestrzeni nazw: Microsoft.SqlServer, Microsoft.Win32, System.Data.Sql, System.Data.SqlClient, System.Data.SqlTypes, System.IO.Pipes, System.IO.Ports, System.Reflection, System.Runtime.InteropServices, System.Runtime.Remoting, System.Threading.

Szczegóły na stronach:

• http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg317460.aspx
• http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee537860.aspx
• http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg615454.aspx

Z powyższych punktów wynika bezpośrednio lub pośrednio wiele ograniczeń. Przykładem może być brak możliwości otwierania plików PDF przechowywanych w bibliotekach dokumentów bezpośrednio w przeglądarce (jest opcja „zapisz”, a nie ma „otwórz”). Dlaczego? Serwery w usłudze SharePoint Online mają ustawiony poziom zabezpieczeń na poziom „Silny”, a tylko przy poziomie „Słabym” pliki PDF otwierałyby się w przeglądarce.

Czy zatem warto budować rozwiązania na SharePoint Online

Coraz więcej firm rozważa korzystanie z usług w chmurze. Myśląc o SharePoincie powinni, oprócz takich aspektów jak licencjonowanie i polityka bezpieczeństwa, brać pod uwagę fakt, że ta wersja SharePoint nie ma pełnej funkcjonalności.

Firmy deweloperskie, decydujące się na budowanie rozwiązań pod SharePoint Online, muszą świadomie projektować mechanizmy uwzględniając ograniczenia tej platformy, gdyż inaczej projekt może się w trakcie znacznie skomplikować, wydłużyć w czasie, a być może nawet zakończyć niepowodzeniem.

Należy pamiętać, że choć lista ograniczeń mała nie jest, to bynajmniej nie dyskryminują one SharePoint Online jako platformy do budowy aplikacji, bo w dużym odsetku systemów realizowanych na SharePoint nie korzysta się z niedostępnych w wersji Online funkcji. To tak samo jak z pytaniem czy da się zbudować system X na SharePoint Foundation zamiast SharePoint Server? Zazwyczaj odpowiedź brzmi TAK, tylko brakujące funkcje trzeba będzie oprogramować lub niektóre mechanizmy zrealizować nieco inaczej. Tak samo jest z realizacją na SharePoint Online.

Czy zatem warto korzystać z SharePoint Online. Według mnie tak. Nasi kliencie też powoli zaczynają decydować się na tą platformę. Opis przykładowego wdrożenia dostępny pod adresem http://www.contium.pl/aktualnosci,portal-integracji-zakupow-na-office-365.xml .

Tomasz Kozyra

Film demonstruje krok po kroku budowę workflow wniosków o wydatki inwestycyjne (z j. ang. CAPEX – captial expenditures). Zaczynamy od stworzenia listy w SharePoint, aby następnie właśnie z poziomu listy stworzyć nasz workflow. Opcje Nintex Workflow są zintegrowane z menu ustawień SharePointa, dlatego w łatwy sposób można rozpocząć pracę, klikając w menu na „kreator workflow”.

Weronika Turyńska

Poniżej krótkie omówienie tego rozwiązania.

Czym jest Nintex Workflow?

Nintex Workflow, to narzędzie do projektowania przepływów pracy w środowisku SharePoint. Zwiększa elastyczność SharePoint oraz pozwala łatwo i szybko budować workflow metodą „przeciągnij i upuść”, wprost w przeglądarce internetowej. Nie wymaga dodatkowych inwestycji w sprzęt i jest w pełni zintegrowany z SharePoint.

Zobacz film wideo

na którym w skrócie zaprezentowano rozwiązanie Nintex Workflow

Przykłady zastosowania

Z Nintex Workflow można zautomatyzować zarówno proste zatwierdzenia, jak i skomplikowane procesy połączone z integracją z zewnętrznymi aplikacjami i źródłami danych. Doskonale sprawdza się w:

• HR i kadrach – np. proces rekrutacji, zwolnienia pracownika, wnioski urlopowe
• Finansach – np. zatwierdzanie wydatków inwestycyjnych
• Sprzedaż – np. tworzenie i akceptacja ofert, umów, proces zatwierdzania udzielania zniżek kontrahentom
• Marketing – np. obsługa leadów
• IT – np. help desk
• Dział operacyjny – np. zarządzanie dokumentami

Zalety rozwiązania Nintex Workflow 2010

Działanie w środowisku SharePoint

To co wyróżnia Nintex Workflow spośród innych rozwiązań zwiększających elastyczność SharePoint, to działanie bezpośrednio na silniku workflow SharePointa. Wiele konkurencyjnych produktów jak np. K2, Captures czy Skelter działa na własnym silniku workflow.

Łatwość użycia – narzędzie dla każdego

Często narzędzia do budowy przepływów pracy projektowane są tylko dla programistów. Nintex Workflow jest przemyślany dla każdego, zarówno dla użytkowników jak i profesjonalistów- programistów, projektantów czy administratorów. Workflowy w tym narzędziu są łatwe do narysowania, zaprojektowania, zmiany czy aktualizacji.

Zaletą Nintex Workflow jest wizualny kreator graficzny, który pozwala nawet zwykłym użytkownikom w łatwy sposób projektować przepływy pracy. Dużym ułatwieniem jest metoda pracy z workflow polegająca na przeciąganiu i upuszczaniu kolejnych jego elementów.

Elastyczność

Z przeprowadzonego w latach 2008-2010 przez firmę Gartner badania, skierowanego do firm, które są w trakcie realizacji lub planują projekty związane z zarządzaniem procesami biznesowymi, wynika, że aż w 52% przebadanych firmach procesy ulegają zmianie raz lub kilka razy w roku, w 13% firmach co miesiąc, w 7% co tydzień, a w 3% codziennie. 12% firm zadeklarowało, że zmiany procesów dokonywane są ad hoc a w 6% firm rzadziej niż raz na rok*.
Jak widać chociażby z powyższego badania potrzeba późniejszej zmiany zaprojektowanego workflow jest więc bardzo ważna.

W przypadku Nintex Workflow raz zbudowany workflow można ponownie wykorzystać, co zmniejsza koszty zarówno modyfikacji w przypadku zmiany procesu biznesowego jak również przy projektowaniu nowego workflow w oparciu o istniejący.

Mniejsze zaangażowania programistów w przypadku zmiany workflow, to kolejna zaleta rozwiązania Nintex Workflow.

Integracja z innymi systemami

Nintex Workflow pozwala na budowanie skomplikowanych i złożonych worfklow łącząc się z zewnętrznymi aplikacjami np. SAP, Siebel, Microsoft CRM, PeopleSoft czy na wysyłanie i odbieranie danych do SQL, Oracle, OLEDB i ODEBC. Nintex Workflow może łączyć się z wykorzystaniem web services, SQL, LDAP, XML, BizTalk oraz innych interfejsów integracyjnych.

Śledzenie zmian

Nintex Workflow umożliwia bieżącą obserwację statusu przepływu pracy. Dzięki wbudowanym raportom można także prześledzić, „akcja po akcji”, historię zmiany workflow od samego początku. Możemy zobaczyć między innymi kto (1), jak odpowiedział (2) czy oddelegował komuś akcję (3), a co najważniejsze jaki był przeciętny czas jego odpowiedzi (4).

Funkcje i właściwości

Funkcje Nintex Workflow są zintegrowane z SharePoint, np.: wykorzystanie interfejsu wstążki (Microsoft Office Fluent), Businness Connectivity Services, Excel Services, formularze InfoPath, dzięki czemu środowisko projektowania jest kompatybilne z istniejącym w firmie SharePoint’em.
Informacje o funkcjach i właściwościach http://www.contium.pl/technologie,nintex-workflow-for-sharepoint.xml

Nintex Workflow cieszy się dużą popularnością na świecie. Nasi klienci też już przekonali się do tego rozwiązania. Mamy nadzieję, niebawem zaprezentujemy case study z jednego z wdrożeń.

*Publikacja badania Gartner w raporcie z 20 sierpnia 2010r, ID Nr G00205974.

Weronika Turyńska

Outlook oknem na SharePointa

Większość użytkowników SharePointa korzysta z programu pocztowego MS Outlook. Z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowana mniejszość tych użytkowników wykorzystuje możliwości tego narzędzia w zakresie pracy off-line na danych przechowywanych w SharePoint. W zależności od wersji Outlook (XP, 2003, 2007 czy 2010) oraz wersji SharePoint (2007 czy 2010) dostępne są różne mechanizmy – szczegółowe porównania łatwo znaleźć w sieci (np. pod adresem http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=4573). Skupiając się na najnowszych wersjach tych produktów można przyjąć, że mamy następujące możliwości:

Jak widać nie wszystkie dane z SharePoint da się pobrać do Outlooka, a dokumentów nie da się dodawać – można jedynie edytować i to nie wszystkie. Nie ma mechanizmów pozwalających na pobranie całych witryn z ich zawartością – jedynie selektywnie wskazywane listy czy biblioteki. Z praktyki mogę powiedzieć, że taki styl pracy sprawdza się, jeśli:

1. potrzebujemy pracować sporadycznie i na małej liczbie bibliotek/list bez połączenia z portalem;
2. mamy połączenie z portalem, ale na wybranych bibliotekach czy listach łatwiej nam pracować z jednej aplikacji desktopowej, niż np. korzystać z tych samych elementów w interfejsie webowym lub rozproszonych w wielu witrynach.

SharePoint Workspace 2010 – mało znany, a przydatny

Alternatywną metodą pracy zdalnej na zawartości przechowywanej w SharePoint jest aplikacja SharePoint Workspace 2010 – następca Groove. Z tej aplikacji (na podstawie moich obserwacji wśród klientów) prawie nikt nie korzysta, a mało kto o niej słyszał. Należy zauważyć, że aplikacja ta jest składową pakietu MS Office w wersji Professional Plus 2010 i może to jest powód rzadkiego jej wykorzystania.

Czym jest zatem ta aplikacja i do czego służy?

Działanie aplikacji można podzielić na trzy główne aspekty.

1.     Komunikacja peer to peer pomiędzy użytkownikami

Mechanizm znany z poprzedniej wersji narzędzia, tj. Microsoft Office Groove, który służy do tworzenia wirtualnych obszarów roboczych i w ramach nich wymiany informacji (listy, dyskusje itp.) oraz dokumentów pomiędzy użytkownikami. Dane są przechowywane lokalnie i synchronizowane z pozostałymi osobami współpracującymi w momencie przejścia do trybu online.

2.     Praca off-line lub on-line na zawartości przechowywanej w SharePoint

Ten typ obszaru służy do przechowywania kopii witryny SharePoint (lub wybranych jej list i bibliotek) na lokalnej stacji użytkownika. Lokalna zawartość podlega dwukierunkowej synchronizacji z serwerem. Obszar tego typu nie może zostać udostępniony bezpośrednio innym użytkownikom – jedynie poprzez synchronizowanie zawartości z witryną SharePoint

3.     Udostępnianie i synchronizowanie katalogów

Wykorzystując ten tryb pracy użytkownik może udostępnić wybrany folder innym użytkownikom. Osoba otrzymująca zaproszenie do wymiany danych określa lokalizacje na swojej stacji roboczej, w której ma być przechowywana synchronizowana zawartość udostępnionego katalogu. W ten sposób zespół osób może łatwo współdzielić pliki i katalogi.

W kontekście tego artykułu skupimy się na drugim z powyższych zastosowań, bo tylko ono dotyczy pracy z SharePoint

Porównując możliwości SharePoint Workspace z Outlook, w kontekście pracy na danych z SharePoint, nie trudno zauważyć, że o ile Outlook może się w takiej sytuacji przydać, to Workspace jest stworzony właśnie do tego.

Oto lista najważniejszych funkcji SharePoint Workspace:

• praca na całych witrynach lub selektywnie wybranych listach i bibliotekach,
• automatyczna lub na żądanie synchronizacja z repozytorium na serwerze,
• synchronizacja całej zawartości biblioteki lub tylko metadanych dokumentów,
• dodawanie, edycja i usuwanie różnych dokumentów (nie tylko z pakietu MS Office),
• podgląd metadanych dokumentów (edycja metadanych MS Office z poziomu aplikacji klienckich),
• opcje wyewidencjonuj/zaewidencjonuj dokument,
• oznaczanie i informowanie o nieprzeczytanych elementach – alerty.

Niestety, pojawiają się ograniczenia

Poniżej lista ważniejszych ograniczeń obszarów roboczych SharePoint Workspace:

• maksymalnie w lokalnej kopii można przechowywać około 10 000 dokumentów (łącznie we wszystkich obszarach roboczych),
• pojedyncza lista nie może mieć więcej niż 30 000 elementów,
• nie ma możliwości pobrania Kalendarzy, Ankiet i Wiki,
• załączniki w elementach list są tylko do odczytu,
• nie ma możliwości tworzenia, edytowania i usuwania list i bibliotek – dostępne jedynie operacje na ich zawartości.

Zastosowania

Narzędzie może być z powodzeniem wykorzystywane do:

1. pracy on-line na danych przechowywanych w SharePoint, gdyż poprzez desktopowy interfejs niektóre operacje można wykonywać łatwiej i ten styl pracy jest łatwiejszy dla wielu użytkowników,
2. pracy na kopii off-line danych z SharePoint, gdyż łatwo potem zsynchronizować dane z serwerem.

Pomijając wymienione już wcześniej ograniczenia (choć są bardzo istotne i w oczach niektórych naszych klientów dyskryminowały użycie w ich organizacjach tego narzędzia), aplikacja SharePoint Workspace może być z powodzeniem wykorzystywana. Jeśli jednak ma to być styl pracy przyjęty w organizacji, a nie narzędzie dla wtajemniczonych, konieczne jest przeszkolenie pracowników, które złamie początkowe bariery i pomoże odkryć korzyści z użytkowania. Takie szkolenie, prowadzone w formie webinarium, które może być później ponownie odtworzone zajmuje około 2-3 godzin.

Tomasz Kozyra

W stosunku do SharePoint 2007 układ i budowa witryny MySite zostały znacznie przeorganizowane. Teraz składa się ona z 3 części:

1.       Moje źródła wiadomości – nowy element, pozwalający śledzić działania dotyczące interesujących nas zagadnień lub akcji wykonywanych przez naszych współpracowników – podstawowe źródło informacji o tym, co nowego i interesującego nas pojawiło/wydarzyło się w portalu. Niestety brak jest mechanizmu typu alerty czy RSS, który ułatwiłby nam śledzenie tych informacji. Warto podczas wdrożenia pokusić się o rozszerzenie działania tej sekcji.

Zrzut 1: SPS 2010; Moje źródła wiadomości

2.       Moja zawartość – podobna funkcjonalność do widoku prywatnego z poprzedniej wersji (miejsce, gdzie użytkownik może w ramach swojej witryny tworzyć np. nowe biblioteki dokumentów czy fora dyskusyjne – na własny użytek bądź w celu współpracy czy jedynie podglądu dla innym użytkowników),

Zrzut 2: MOSS 2007; Moja zawartość

Zrzut 3: SPS 2010; Moja zawartość

3.       Mój profil – tu również można doszukać się analogii do mechanizmów z poprzedniej wersji, ale to właśnie w tej sekcji widać najwięcej zmian (w tym też zorganizowanie zawartości z podziałem na zakładki).

Zrzut 4: MOSS 2007; Mój profil

Zrzut 5: SPS 2010; Mój profil

Zrzut 6: SPS 2010; Edycja parametrów profilu użytkownika

W sekcji „Mój profil” znajdziemy zupełnie nowe elementy:

Zapytaj mnie o – możliwość określenia tematów (z wykorzystaniem znaczników), którymi zajmuje się dany użytkownik. Dzięki temu inni użytkownicy będą mogli łatwiej odnaleźć osoby zajmujące się w organizacji danym zagadnieniem. Odnajdując taką osobę łatwo można zadać jej pytanie odnośnie danego tematu wykorzystując Tablicę notatek.

Zainteresowania –pozwala wybrać listę interesujących nas tematów, na podstawie listy znaczników używanych w portalu. Jeśli ktokolwiek oznakuje dokument lub inną treść wybranym przez nas znacznikiem, to treść ta pojawi się na stronie Źródeł wiadomości.

Powiadomienia e-mail – użytkownik ma możliwość zasubskrybowania mailowych powiadomień dotyczących notek w profilu, dodania użytkownika do listy współpracowników lub sugestii dotyczących nowych współpracowników.

Obserwowane działania – możliwość wybrania kategorii zdarzeń w systemie (takich jak nadchodzące urodziny jego współpracownika czy ocenienie dokumentu), o których zajściu użytkownik chce być informowany poprzez Źródła wiadomości.

Ostatnie działania – ostatnie działania użytkownika dotyczące np. znakowania treści lub zmian w jego profilu.

Tablica notatek – możliwość zadania użytkownikowi pytań (w tym np. z wykorzystaniem tematów z sekcji Zapytaj mnie o) lub zamieszczenie dowolnej informacji.

Organizacja – zupełnie nowa forma prezentacji miejsca użytkownika w strukturze organizacyjnej – w wersji HTML i Silverlight. Ta druga, choć odbiega od typowego sposobu prezentowania struktury w formie drzewa, pozwala na dość łatwe przeglądanie hierarchii pracowników (brak hierarchii jednostek organizacyjnych).

Znaczniki i notatki – możliwość wglądu w listę elementów, które otagował lub opisał notatką użytkownik – właściciel profilu.

Powyższe zmiany i rozszerzenia działania mechanizmów społecznościowych w dużej mierze opierają się o znaczniki – nowość w SharePoint 2010 (polecam lekturę „Tagowanie treści w SharePoint 2010 – nowe, lepsze, ale jak tego użyć?”).

Wyszukiwarka osób, choć to trochę inny temat, znacznie bardziej i lepiej wykorzystuje dane z profili użytkowników, pozwalając na łatwy wgląd w opublikowane przez użytkownika elementy, dodanie interesujących nas użytkowników do swoich znajomych czy znalezienie osoby powiązanej z zadanym tematem. Panel uściśleń dodatkowo pozwala na łatwe zawężanie wyników wyszukiwania i łatwiejsze odnalezienie interesującej nas osoby.

W nowym SharePoincie wreszcie można doszukać się sensownie działających elementów społecznościowych. Dodatkowo,  co bardzo ważne, MySite staje się miejscem dostępu do istotnych informacji, a co najważniejsze, niektóre z nich (np. Moje źródła wiadomości, Znaczniki i notatki czy Ostatnie działania) są generowane automatycznie i pozwalają nawet na dostosowanie (poprzez parametryzację) do potrzeb użytkownika.

Tomasz Kozyra

Z dala od aspektów technicznych

W sieci jest wiele artykułów pokazujących jak skonfigurować mechanizm zarządzania magazynem terminów czy opisujących tajny feature, bez którego włączenia nie uda nam się korzystać z tagowania w SharePoint. W tym artykule chciałbym się skupić nie na konfiguracji tych mechanizmów, a na ich działaniu i tym, jak i do czego można je wykorzystać.

Czym jest tagowanie

Ogólnie tagowanie określa się jako opisywanie obiektów (np. dokumentów) zestawem słów/haseł w celu ich klasyfikowania. W artykule „O czym musisz pamiętać wdrażając system zarządzania dokumentami (DMS)” w rozdziale „Atrybuty dokumentów i mechanizmy Web 2.0.” opisałem krótko formy tagowania (taksonomię i folksonomię) oraz podstawowe aspekty dotyczące różnic między nimi – są dość istotne przy próbie zrozumienia jak działa tagowanie w SharePoint.

Rodzaje tagów

W SharePoint występuje kilka odmian tagów. Poniższa prezentacja przedstawia ogólne zależności między nimi (załóżmy że słowo „tag” będzie oznaczało każdy rodzaj taga występujący w SharePoint):

Zacznijmy tagować – możliwe podejścia

Taksonomia czy folksonomia – które podejście jest lepsze? To jest pytanie, na które nie ma szybkiej i jednoznacznej odpowiedzi. Na szczęście SharePoint pozwala nam wdrożyć oba rozwiązania.

Możemy wykorzystać mechanizm zarządzania magazynem terminów do zarządzania odgórnie zdefiniowaną hierarchią tagów (taksonomia) – definiujemy zestawy terminów, a w nich terminy. Inny mechanizm pozwala korzystać ze znaczników (folksonomia) – czyli pozwolić na opisywanie informacji dowolnymi słowami kluczowymi. Możemy także połączyć oba te rozwiązania i mieć zaplanowaną strukturę terminów, która może być rozbudowywana przez osoby tagujące – możliwość dopisania przez użytkowników terminów do naszej taksonomii (lub w formie mniej liberalnej – jedynie zgłosić termin do dopisania przez administratora). W tym zakresie SharePoint pozwala na dość łatwe zarządzanie naszymi tagami, definiowanie uprawnień czy określanie, które tagi do czego mogą być wykorzystywane. Możliwe jest też definiowanie etykiet dla naszych terminów w różnych językach oraz definiowanie synonimów, np. Microsoft Office SharePoint Server = MOSS.

Dostępne mechanizmy

Opisane powyżej przenikanie się podejść jest zaletą (bo pozwala dość elastycznie podejść do tematu) ale i wadą (wykorzystując poszczególne funkcje musimy zdawać sobie sprawę, w czym mogą nam pomóc, a co utrudnić). W poniższej prezentacji opisałem istotne aspekty wykorzystania i działania poszczególnych modułów.

Użyteczność – jak dobrać odpowiednie funkcje do potrzeb

Rozbudowane funkcje tagowania w nowym SharePoint w wielu wypadkach działają inaczej niż można by oczekiwać. Czy to znaczy, że nie nadają się do użycia? Według mnie nie. Należy jednak mieć świadomość, że mechanizmy dotyczące terminów i znaczników w wielu miejscach są rozłączne (choć potrafią opierać się na tych samych tagach, a przy ich stosowaniu użytkownicy mogą nie widzieć różnic między nimi).

Poniżej kilka sugestii dotyczących doboru poszczególnych funkcji zależnie od potrzeb biznesowych.

Metadane w dokumencie (Word, Excel)

Jeśli zależy nam, aby tagi były częścią dokumentu – np. można było je sprawdzić dla dokumentów, które z SharePointa zostaną skopiowane na komputer użytkownika, należy użyć słów kluczowych przedsiębiorstwa lub zarządzanych metadanych (gdyż znaczniki nie są częścią dokumentu).

Łatwe wyszukiwanie z uwzględnieniem tagów

Jeśli chcemy, aby zapytania kierowane do wyszukiwarki uwzględniały tagi, należy stosować słowa kluczowe przedsiębiorstwa lub zarządzane metadane.

Ustrukturalizowane informacje

W bibliotekach dokumentów przechowując dokumenty o podobnych cechach (np. oferty i wyceny), warto wykorzystać zarządzane metadane – szczególnie gdy kategoryzacja wymaga hierarchii. Mając takie atrybuty można je łatwo użyć do filtrowania (hierarchii nawigacji i filtry kluczowe).

Proste tagowanie treści

Gdy po prostu zależy nam na umożliwieniu użytkownikom portalu tagowania wszelakiej treści bez narzucania jakichś konkretnych reguł, warto zastosować znaczniki. Zostały one zaprojektowane do tego typu rozwiązań – chmura tagów, profil znacznika czy moje źródła wiadomości działają właśnie w oparciu o ten typ tagów.

Subskrybowanie informacji

Definiując zaawansowane zapytania do wyszukiwarki z użyciem tagów można w miarę łatwo zasubskrybować powiadomienia o nowych informacjach ukazujących się w naszym portalu, które opisane są zadanymi tagami. Do obioru  powiadomień użytkownik ma do wyboru RSS lub alerty przesyłane na e-mail.

Tomasz Kozyra

Klient

Wyższa Szkoła Filologiczna we Wrocławiu działa od 2002 roku i kształci filologów na studiach licencjackich oraz magisterskich. Uczelnia prowadzi własne badania, organizuje międzynarodowe konferencje lingwistyczne, wydaje własne publikacje oraz aktywnie uczestniczy w programach wymiany zagranicznej. Obecnie uczelnia kształci około 2000 studentów na studiach pierwszego i drugiego stopnia w trybie stacjonarnym i niestacjonarnym.

Potrzeba

W dzisiejszych czasach coraz trudniej wyobrazić sobie nowoczesną uczelnię, która nie posiada systemu informatycznego do sprawnej komunikacji ze studentami. WSF w 2005 roku wdrożyła system ekstranetowy, który zapewniał tylko jednokierunkową komunikację (uczelnia à student). Wraz z rozwojem uczelni oczywista okazała się potrzeba wprowadzenia nowoczesnej platformy do komunikacji wielokierunkowej pomiędzy WSF, wykładowcami i studentami.

Rozwiązanie

Rysunek 1 - Relacje między wdrożonymi (zielone) a wcześniej funkcjonującymi systemami WSF

E-dziekanat

Nowy system ekstranetowy wyposażony został w moduły przedstawione i opisane poniżej.

Integracja z systemem dziekanatowym

Nowa platforma ekstranetowa (nazwana e-dziekanat) została mocno zintegrowana z autorskim systemem WSF wspierającym pracę dziekanatu uczelni. Oba systemy, bardzo ściśle ze sobą współpracując, wymieniają dane o studentach, kursach, procesach rekrutacji czy zapisach na zajęcia.

Centralna baza użytkowników

W ramach wdrożenia stworzona została centralna baza danych użytkowników, która oparta została o usługę Active Directory. Pozwala ona na przechowywania podstawowych informacji głównie o studentach i jest wykorzystywana nie tylko przez system e-dziekanat, ale też platformę e-learningową.

Publikacja treści

Treści w ramach systemu e-dziekanat publikowane są w formie:

• Stron informacyjnych,
• Aktualności i ogłoszeń,
• Dokumentów i materiałów do zajęć.

Treści mogą być kierowane do wszystkich użytkowników lub do ściśle określonych odbiorców. System pozwala tutaj na bardzo precyzyjne określenie grupy docelowej poprzez udostępnienie możliwość posługiwania się filtrami opartymi na wielu atrybutach opisujących użytkowników systemu.

Zrzut 1 - Bieżące wiadomości

Zrzut 2 - Strona główna studenta

Zrzut 3 - Strona główna wykładowcy

Rekrutacja

Nowy system usprawnił i ułatwił przeprowadzanie procesu rekrutacji poprzez:

• Generowanie dokumentów rekrutacyjnych (spersonalizowane dokumenty występujące na każdym kroku procesu),
• Umożliwienie sterowania przebiegiem procesu z poziomu systemu dziekanatowego,
• Generowanie raportów z wykresami obrazującymi przebieg procesu rekrutacji.

Zaświadczenia

Studenci dzięki nowej platformie zyskali możliwość zamawiania potrzebnych im zaświadczeń bez konieczności udawania się do dziekanatu. Wystarczy, że poprzez prosty formularz w systemie zamówią potrzebny im dokument i po zweryfikowaniu statusu realizacji złożonego zamówienia, odbiorą go w dziekanacie. Zaoszczędza im to czas, a jednocześnie odciąża i usprawnia pracę dziekanatu.

Zrzut 4 - Zamawianie zaświadczeń

Integracja z systemem bibliotecznym

E-dziekanat został zintegrowany z nowym systemem bibliotecznym uczelni, dzięki czemu studenci widzą w nim informacje o swoich zaległościach (wypożyczone pozycje, ewentualne kary za zwłokę), a samo przechodzenie pomiędzy systemami nie wymaga dodatkowego logowania. Aktualizacja oraz zakładanie nowych kont w systemie bibliotecznym również zostało zautomatyzowane i wykonuje się bez ingerencji pracowników WSF.

Zapisy na zajęcia

Nowy system ekstranetowy został wyposażony w zaawansowany moduł do prowadzenia zapisów na zajęcia.

Administrator modułu posiada konsolę do zarządzania:

• Listą zajęć, na które prowadzone są zapisy (każde zajęcia mają przypisaną grupę docelową studentów, którzy mogą się na nie zapisywać),
• Treściami regulaminów oraz informacjami prezentowanych studentom podczas zapisów,
• Ramami czasowymi, w których prowadzone są zapisy.

Wirtualny indeks

Moduł pozwala wykładowcom na:

• Zarządzanie listą studentów zapisanych na prowadzone przez nich przedmioty (w tym proces przepisywania się studentów pomiędzy grupami w ramach danego kursu),
• Rejestrowanie w systemie ocen z testów i kolokwiów,
• Rejestrowanie w systemie ocen z egzaminów i generowanie na tej podstawie protokołów egzaminacyjnych oraz przekazywanie ich do systemu dziekanatowego.

Dane wprowadzone w module przez wykładowców są udostępniane studentom w formie elektronicznego indeksu, co pozwoliło na zrezygnowanie z jego tradycyjnej formy, a co za tym idzie, uprościło sam proces wystawiania i weryfikacji ocen.

Zrzut 5 - Lista zajęć

Ocenianie zajęć

System pozwala na przeprowadzanie cosemestralnego anonimowego oceniania zajęć przez studentów. Student uzupełniając ankietę ocenia jednostki uczelni oraz zajęcia, na które uczęszczał w minionym semestrze.

Administrator modułu ma możliwość:

• Definiowania listy pytań dotyczących przedmiotów bądź jednostek uczelni (np. sekretariat, dziekanat),
• Określania ram czasowych, w których możliwe jest ocenianie,
• Przeglądania wyników ankiet.

Dzięki zinformatyzowaniu tego procesu (wcześniej był on przeprowadzany metodą tradycyjną – papierowe ankiety i ręczne przygotowywanie wyników ankiet) uzyskano:

• Dużą oszczędność czasu i pieniędzy,
• Znacząco krótszy czas oczekiwania na wyniki ankiet,
• Łatwość przeprowadzenia samego procesu.

Wiadomości wewnętrzne

W ramach nowej platformy pracownicy uczelni oraz studenci zyskali możliwość bezpośredniego komunikowania się ze sobą. W ten sposób możliwe jest prowadzenie luźnych dyskusji, jak i formalne przesyłanie testów lub prac przez studentów do wykładowców.

E-learning

Zrzut 6 - Przykład wykładu prowadzonego na platformie Moodle

Dzięki możliwości wykorzystania materiałów w standardzie SCORM, forma zajęć jest ciekawa i przyjazna dla studentów, a wykładowcy zyskali możliwość zastosowania nowych technik przekazu treści.

Rezultaty

Tomasz Kozyra

Obszary zastosowań

Obszary zastosowań Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Obszary zastosowań Microsoft SharePoint Server 2010 (SPS)

Obszarów jest tyle samo, ale aż pięć z nich (ponad 70%) nazywa się inaczej. Jeżeli spróbujemy zestawić ze sobą wersje 2007 i 2010, przeglądając jednocześnie szersze opisy poszczególnych obszarów (dostępne m.in. w oficjalnej witrynie WWW produktu; niestety na polską wersję językową musimy chyba jeszcze trochę poczekać), dosyć szybko zauważymy, ze w gruncie rzeczy Microsoft przewiduje dla wersji 2010 takie same zastosowania, jak dla poprzedniej:

Nie spodziewam się, że wszyscy, którzy zainwestowali w MOSSa od razu przesiądą się na SPSa (zmiany nie ominęły akronimu). Na pewno jeszcze przez jakiś czas będziemy pracować z klientami używającymi zarówno jednej jak i drugiej wersji — warto więc mieć tę tabelkę pod ręką i pamiętać by mówić „właściwym” językiem.

Zmiany terminologii są uciążliwe (nie jest to wyłącznie domeną Microsoftu), ale na szczęście zmieniły się nie tylko materiały marketingowe. Zmian rzeczywiście jest więcej i są one głębsze.

Co nowego w zakresie wsparcia procesów?

Przyjrzyjmy się jednemu z obszarów — tytułowym kompozytom (ang. Composites). Nie chcąc się jeszcze pozbywać nawyków ze starej wersji, przetłumaczmy to dość kreatywnie jako „wsparcie dla automatyzacji procesów biznesowych”:

Połowy funkcji nie było w poprzedniej wersji. Owszem, w zestawieniu uwzględniłem rozwiązania Office, ale dlaczego nie? Office towarzyszył SharePoint od zawsze, choć z punktu widzenia użytkowników „o integracji” zaczęliśmy mówić od jego drugiego wcielenia (tj. SharePoint Portal Server 2003). W poprzedniej wersji „Office” pojawiło się nawet w nazwie (MOSS = Microsoft Office SharePoint Server).

Z nową edycją Office (w szczególności Visio, a właściwie możliwościami które daje w połączeniu z Visio Services oraz Project) trudno nie traktować obu produktów (tj. Office 2010 i SPS) jako komplementarnych. Kilka z wymienionych funkcji udało mi się mniej lub bardziej dokładnie przetestować — w tym wpisie podzielę się z Wami moimi spostrzeżeniami.

Designer 2007 vs. 2010

Pierwsze co rzuca się w oczy, to że „dziedzictwo” FrontPage jest coraz mniej widoczne — mamy zupełnie nowy interfejs użytkownika, w którym dominują polecenia związane z SharePoint. Z mojego punktu widzenia (z tych funkcji korzystam najczęściej), największe zmiany dotyczą sposobu (a także możliwości) w jaki pobieramy i łączymy ze sobą dane z różnych źródeł oraz tworzymy przepływy pracy. W obecnej edycji zyskaliśmy m.in. możliwość skorzystania z „RESTful Web Services” (od ang. REpresentational State Transfer), kilka nowych czynności do wykorzystania w przepływach (m.in. możliwość manipulowania uprawnieniami i wyszukania bezpośredniego przełożonego użytkownika) i możliwość ich graficznego modelowania z Visio. Więcej o zmianach w nowej wersji w oficjalnym blogu SPD.

Visio Services / Visio Web Access / Visio 2010 Premium

Być może niektórzy z Was pamiętają, że w Visio 2007 mieliśmy możliwość tworzenia diagramów prezentujących „dane biznesowe” pobierane z zewnętrznych źródeł, np. bazy danych SQL Server (ang. Data Driven Diagrams). W praktyce nie widziałem zbyt wielu rozwiązań „produkcyjnie” wykorzystujących tę ciekawą technikę wizualizacji. Sądzę, że w dużej mierze wynikało to z tego, że osadzanie jakiegokolwiek diagramu Visio na stronie, np. intranetu, wymagało sporo zachodu. Nie licząc konieczności zaopatrzenia się w któryś z komercyjnych Web Partów, ew. zainstalowania przynajmniej Visio Viewera na komputerach użytkowników i pogodzenia się z „zawłaszczaniem” okna przeglądarki przez diagramy otwierane w Viewerze z biblioteki dokumentów.

Jeżeli możemy korzystać z licencji SharePoint Server 2010 Enterprise i Visio Premium — teraz wystarczy opublikować odpowiednio spreparowany diagram w SharePoint (jako tzw. Visio Web Drawing) i skorzystać z Web Parta „Visio Web Access” (więcej o tym jak, m.in. w blogu Visio Insights). W ten sam sposób możemy prezentować dowolny rysunek Visio. Ciekawe, na ile dzięki temu diagramy Visio się upowszechnią?

Przy okazji Visio, warto jeszcze wspomnieć o dwóch „nowych” notacjach dostępnych w wydaniu Premium. Dzięki nim, możemy modelować procesy biznesowe używając BPMNa (także w zupełnym oderwaniu od SharePoint) oraz „rysować” przepływy pracy, oszczędzając sobie nieco „klikania” w SharePoint Designerze — przepływ czynności rysujemy w Visio, importujemy do Designera i potem jedynie uszczegóławiamy w kreatorze przepływu.

Obszary zastosowań Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Oprócz modelowania, druga z wspomnianych notacji ma jeszcze jedno zastosowanie: „wizualizację workflow”. Pamiętam, że pytanie „czy tak można” padało często w rozmowach o przepływach w 2007 — tak, teraz już można J Jeżeli zaznaczymy „pokaż wizualizację” publikując przepływ z Designera, na stronie z informacjami o stanie przepływu w SharePoint pojawi się diagram „Visio Web Access” ilustrujący które kroki są za, a które przed nami. Z moich doświadczeń wynika, że warto jednak nieco popracować (w Visio) nad wygenerowanym automatycznie diagramem — inaczej dostaniemy obraz zestawu czynności tworzących przepływ zamiast „mapy”, która powinna być czytelna w zasadzie  dla każdego.

Wizualizacja przepływu z SharePoint Designera wykorzystująca Visio Web Access (zmodyfikowana ręcznie po wygenerowaniu).

Kwestię wykorzystania Visio do modelowania workflowów i powiązania tego narzędzia z SharePoint omowiałem też szerzej podczas webinarium (zobacz zapis w archiwum).

Access Services i PowerPivot

Aktualnemu wydaniu Accessa towarzyszą dwa scenariusze użycia — dane przechowywane na listach SharePoint i manipulowane bezpośrednio z Access oraz bazy danych Access opublikowane i udostępniane w SharePoint, w oknie przeglądarki. Access 2007 był całkiem dobrym (choć chyba rzadko używanym) narzędziem do raportowania z SharePointa— przygotowanie raportu w oparciu o kwerendę z kilku list (dosyć typowe życzenie „biznesu”) zajmowało kilka chwil. Całkiem niedawno próbowałem tego też w obecnym wydaniu. Choć nie sprawdzałem jak jest z tym pierwszym ze wspomnianych scenariuszy, próbowałem za to opublikować nieskomplikowaną bazę w „Mojej witrynie” — udało mi się to zrobić dosyć szybko i „bezboleśnie”. Zainteresowanym polecam przejrzenie „The Access Show: Developing Access 2010 Hybrid Apps with Dick Moffat”.

O PowerPivocie dowiedziałem się od jednego z naszych PMów (Roberta Regeńczuka), bodaj przy okazji pierwszej bety Office 2010. Nie miałem okazji spróbować, ale o ile pamiętam z tego co mi pokazywał (i  z tego co potem widziałem w demo z Solution Accelerator) narzędzie jest kuszące – zwłaszcza dla tych z Was, dla których Excel to „killer application” i obecny limit liczby wierszy jest za mały. Warto zacząć od oficjalnej witryny tego produktu (można go instalować także na serwerze, więc miano „dodatek do Excela” nie bardzo pasuje).

Office Web Apps

Jeżeli macie konto Microsoft SkyDrive (dawniej Office Live), wiecie o czym mowa. Podoba mi się to, że mogę szybko podejrzeć dokumenty Worda, prezentacje PowerPointa i skoroszyty Excela z Intranetu w oknie przeglądarki (trwa to zwykle ciut krócej niż uruchomienie aplikacji Office na komputerze i otworzenie pliku z serwera, ale może to kwestia mojego komputera). Dokumenty we wspomnianych formatach można także edytować. Nie miałem jeszcze okazji pracować z PowerPoint i Excel Web App, ale edytowałem kilka dokumentów w analogu Worda. W obecnej wersji mamy dostępne mniej więcej takie polecenia, jak w WordPadzie, więc „zaawansowani” mogą czuć pewien niedosyt (dla lubiących łamigłówki — polecam próbę wstawienia numeru strony). Wspólnie z Tomkiem Kozyrą próbowaliśmy także jednocześnie pracować nad dokumentem — ciekawe doświadczenie i chyba obaj chętnie byśmy się dowiedzieli czy i jak się to się sprawdza na co dzień?

Najczęściej (nie)zadawane pytanie dotyczy licencjonowania. Sprawdzałem to ostatnio dzwoniąc do Informacji Handlowej Microsoft. Od opublikowania drugiej bety SPS miałem w głowie, że jest to korzyść dostępna tylko dla użytkowników z licencjami SharePoint Enterprise CAL. Miłą wiadomością jest to, że jeżeli kupiliśmy licencję na Office 2010 w ramach któregoś z programów licencjonowania grupowego, możemy używać Office Web Apps nawet z Windows SharePoint Foundation (oficjalna strona WWW z tą informacją). Więcej o Office Web Apps (po polsku).

SharePoint Server czy SharePoint Foundation?

Ten dylemat nadal pozostaje nierozstrzygnięty W kontekście „wsparcia dla automatyzacji procesów” jedną z bardziej interesujących nowości w SharePoint Foundation (w stosunku do poprzedniej wersji — WSS, czyli Windows SharePoint Services) jest możliwość korzystania z danych z systemów zewnętrznych  „bez programowania” — BCS jest teraz „w małym” SharePoincie (jego poprzednik, czyli BDC, wymagał licencji MOSS Enterprise!). Zestawienie wygląda tak (przekreślone są funkcje dostępne w wyższych wersjach):

Liczby funkcji jest więc podobna jak dotąd, ale dzięki BCS mimo wszystko możemy trochę więcej.

Nowe możliwości

Podsumowując ten krótki przegląd — z punktu widzenia „zaawansowanego użytkownika biznesowego” wydaje się, że przede wszystkim zyskaliśmy nowe możliwości i zostało zauważalnie ułatwione manipulowanie danymi. Zmiany można dostrzec na każdym etapie, począwszy od pozyskiwania danych (BCS) i ich zbierania, agregowania (powiązania pomiędzy listami SharePoint gwarantujące integralność danych, Access / Access Services), wizualizowania (Visio Services, Web Party do wykresów), a na analizowaniu i raportowaniu skończywszy (Access / Excel / Excel Services / PowerPivot) — zwłaszcza jeśli mamy do dyspozycji środowisko Enterprise. Nowe funkcje pozwalają nam robić więcej rzeczy niż dotąd „w przeglądarce” (Office Web Apps / Access Services / Visio Services) — mamy więc szansę na rozwiązania jeszcze bardziej oddające ideę „portalu” (choć na używalność porównywalną z aplikacjami desktopowymi trzeba jeszcze trochę poczekać).

Wyzwaniem, zapewne dużo większym niż przy poprzednich wersjach, będzie szybkie zdobycie wiedzy o wszystkich dostępnych technikach i narzędziach oraz umiejętności efektywnego posługiwania się nimi i przede wszystkim ich łączenia ze sobą (co jednocześnie stanowi sporą szansę na rozkwit usług doradczo-wdrożeniowych).

Patryk Martuszewski

Fakty

1. Powszechne jest traktowanie działów finansowych i kadrowych jako najbardziej przeciwnych wprowadzaniu systemów DMS, a to właśnie w niech zazwyczaj zaczyna się wdrażanie takich lub i innych rozwiązań informatycznych (obieg faktur kosztowych, zarządzanie umowami, wnioski urlopowe czy rozliczanie delegacji). Obawa tych jednostek wynika zazwyczaj z ich małej wiedzy o możliwościach współczesnych systemów informatycznych w dziedzinie zarządzania dokumentami.
2. Ponad 40% pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu ich na biurku. *
3. W procesie dekretacji faktury w przypadku akceptacji łącznej, w której uczestniczy większa liczba stanowisk, elektroniczny system obiegu faktur pozwala na akceptację faktury przed upływem 7 dni, przy czym w organizacjach bez elektronicznego systemu proces ten może trwać nawet ponad 1 miesiąc. **
4. W 33 proc. badanych organizacji średnio 1/4 wszystkich pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptacji faktury. W przypadku średniej organizacji oznacza to uczestnictwo w procesie ok. 60 osób. ^**

W dobie XXI wieku, kiedy mogłoby się wydawać, że informatyzacja firm to zjawisko powszechne, powyższe dane pokazują, że stan obecny nie napawa optymizmem. Sprawne zarządzanie dokumentami to marzenie niejednego prezesa, a bolączką wielu firm jest gubienie dokumentów czy problem z ich odnalezieniem. Rozwiązaniem jest system typu DMS (ang.: Document Management System).

Nim jednak zdecydujesz się na wdrożenie takiego rozwiązania, warto przeanalizować wszystkie zagadnienia, związane z zarządzaniem dokumentami i typowe rozwiązania dostępne w systemach DMS.

Rodzaje systemów zarządzania dokumentami

Systemy do zarządzania dokumentami można podzielić na dwa typy:

• Systemy wspomagające w sposób elektroniczny obsługę i obieg papierowych dokumentów (np. obsługa Kancelarii – ewidencja dokumentów, wparcie ich wytwarzania czy ewidencji),
• Systemy wspomagające w sposób elektroniczny zarządzanie dokumentami elektronicznymi.

Choć na pierwszy rzut oka powyższe systemy powinny się znacząco różnić, to jednak szereg aspektów, jakie należy brać pod uwagę w kontekście zarządzania dokumentami dotyczy ich obu (choć oczywiście nie wszystkie i nie w tym samym stopniu). Niniejszy artykuł skupia się wokół systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Istotne elementy systemów DMS

Pozyskiwanie dokumentów

Dokumenty można podzielić ze względu na miejsce ich wytwarzania, na zewnętrzne (otrzymywane od oferentów, partnerów, kontrahentów) oraz na wytwarzane samodzielnie – generowane na zewnątrz oraz na potrzeby procesów wewnętrznych.

Dokumenty mogą mieć postać zarówno elektroniczną, jak i papierową. Jeśli dokument ma formę papierową, musi zostać poddany procesowi digitalizacji, aby mógł się znaleźć w systemie. Możliwe są tutaj dwie ścieżki. Wprowadzenie do systemu jedynie istotnych danych o dokumencie i/lub obrazu dokumentu (skanu). W przypadku organizacji chcących sprawnie przeprowadzić proces przetwarzania dokumentów papierowych do postaci elektronicznej, warto zastosować systemy OCR, które są w stanie ze skanu wyciągnąć istotne informacje w sposób zautomatyzowany, bez konieczności ręcznego wprowadzania przez pracowników danych z dokumentów do systemu.

Istotny jest również sposób umieszczania dokumentów w systemie. Istnieją rozwiązania, które pozwalają na zautomatyzowanie tego procesu. Dzięki określonym regułom działającym w oparciu o typy dokumentów, sposób ich pozyskiwania, czy też samą ich zawartość, system informatyczny jest w stanie umieścić taki dokument w odpowiednim miejscu w repozytorium, a często nawet zainicjować proces jego obsługi.

Repozytorium

Zazwyczaj dokumenty przechowywane są na dyskach lokalnych użytkowników oraz na dyskach/udziałach sieciowych. Takie podejście jest podyktowane prostotą oraz niezwykle niskimi kosztami rozwiązania. Niestety repozytorium zorganizowane w ten sposób ma bardzo dużo wad:

1. Brak dostępu do dokumentów z dysku użytkownika, który ma aktualnie wyłączony komputer.
2. Zazwyczaj brak możliwości dostępu dokumentów spoza sieci wewnętrznej.
3. Częste kopiowanie prowadzące do niepotrzebnego marnowanie przestrzeni dyskowej oraz braku możliwości określenia aktualności dokumentu.
4. Brak możliwości łatwego przeszukiwanie całego repozytorium.
5. Różne sposoby nazywania i składowania dokumentów (nazwy i struktury katalogów często wynikają z indywidualnych przyzwyczajeń użytkowników).
6. Brak możliwości klasyfikowania dokumentów (nazwa pliku i miejsce w strukturze katalogów to zazwyczaj za mało).

Zgromadzenie dokumentów w centralnym repozytorium pozwala na łatwiejszy i powszechny dostęp do nich. Posiadając takie repozytorium łatwiej zarządza się też prawami dostępu czy harmonogramem wykonywania kopii zapasowych.

Możliwe jest do zastosowania połączenie obu powyższych metod poprzez mechanizmy synchronizacji. Pozwalają one pracować na lokalnych kopiach dokumentów, które w tle (niekiedy nie wymaga to dodatkowych czynności użytkowników) są synchronizowane z centralnym repozytorium. Rozwiązanie takie pozwala mieć najbardziej potrzebne dokumenty zawsze pod ręką i nie martwić się o ich aktualność (np. szablony ofert czy prezentację firmową).

Atrybuty dokumentów i mechanizmy Web 2.0.

Nazwa dokumentu oraz jego miejsce w strukturze katalogów w standardowym systemie plików, to jedyne źródło informacji o jego zawartości. Systemy DMS pozwalają na dużo bardziej precyzyjne określenie zawartości dokumentu oraz jego sklasyfikowanie. Oprócz nazwy oraz wykorzystania typowej struktury katalogowej możliwe zazwyczaj jest:

1. Opisanie dokumentu dodatkowymi atrybutami (metryczka dokumentu),
2. Ocenianie i komentowanie dokumentu przez użytkowników systemu,
3. Traktowanie kilku oddzielnych dokumentów, jako zbioru powiązanych elementów (np. oferta i jej załączniki),
4. Wyszukiwanie dokumentów poprzez chmurę tagów.

Opisując dokumenty dodatkowymi atrybutami zyskujemy możliwość ich klasyfikacji. Istnieją dwa główne podejścia do realizacji tego zagadnienia:

1. Taksonomia – kategoryzowanie z wykorzystaniem określonych drzew klasyfikacji,
2. Folksonomia *** – kategoryzowanie z wykorzystaniem dowolnie dobranych słów kluczowych.

O ile stosowanie taksonomii do opisu dokumentów jest dość powszechne, to wykorzystanie folksonomii do tego celu jest dość rzadką praktyką – głównie z podobnych obaw, co stosowanie innych mechanizmów Web 2.0 w portalach wewnętrznych (np. komentowanie treści przez pracowników). Oprócz zwykłych obaw firm przed daniem pracownikom możliwości opisywania dokumentów dowolnymi (bo nie ma tu zazwyczaj ograniczeń) tagami, to ich wykorzystanie niesie też konkretne problemy:

1. Użytkownik tagując dokument kieruje się swoimi subiektywnymi odczuciami i potrzebami,
2. Nie istnieją konkretne reguły opisu – każdy opisuje jak chce:
   • Różne formy odmiany (nie zawsze w mianowniki w liczbie pojedynczej, rzeczowniki lub czasowniki, np. proces, procesy, procesowanie),
   • Różne sposób zapisu  (np. Webpart, Web Part),
   • Znaczenie tagu zależne od kontekstu (np. soap).

Stosując w systemie DMS obie powyższe metody jednocześnie, uzyskuje się bardzo elastyczne narzędzie, a co za tym idzie łatwość tagowania/klasyfikowania umieszczanych w nim dokumentów.

Często niedoceniany, a niekiedy wnet budzący strach w oczach zarządów mechanizm oceniania i komentowania treści popularny w systemach typu Web 2.0, to bardzo przydatny element systemów DMS. Nieraz jest postrzegany jako kolejny „darmowy” (bo powstaje „przy okazji” korzystania z systemu) sposób klasyfikacji dokumentów. Podobnie jak przy folksonomii, i tutaj istnieje ryzyko, że oceny nie będą miarodajne, a komentarze mało merytoryczne, ale ostatecznie możliwość wykorzystania mechanizmów Web 2.0 w danej organizacji zależy w dużej mierze po prostu od kultury pracy i zasad w niej panujących.

Wszystkie powyżej wspomniane metody opisywania/klasyfikowania dokumentów mają wpływ na sposoby ich przeglądania (jak np. wykorzystanie filtrowania i sortowania po atrybutach czy też chmura tagów), ale ma też znaczący wpływ na proces ich wyszukiwania. W większości systemów dokument posiadający w swoim opisie wyszukiwaną frazę jest znacznie wyżej umieszczany w wynikach wyszukiwania niż dokument, który daną frazę zawierał w swojej treści.

Zbiory dokumentów

Bardzo często gromadzone w systemie dokumenty są ze sobą powiązane logicznie. Oprócz prostych powiązań (jak np. użycie odnośnika do dokumentu w innym dokumencie), występują bardzo bliskie relacje, takie jak np. oferta wraz ze swoimi załącznikami, czy procedura postępowania wraz z uchwałą ją wprowadzającą. W takich przypadkach istnieje bardzo często konieczność obsługi dokumentów, jako niezależnych elementów (ich opracowywanie czy weryfikacja) jak i jako całość (wersja 2.1 oferty wraz z jej załącznikami).

Cykl życia

Choć opracowywanie (tworzenie nowych dokumentów) lub po prostu umieszczenie ich w systemie to podstawowy etap pracy z dokumentami, to jest to jednak dopiero początek jego życia. Większość dokumentów gromadzonych jest w repozytorium w konkretnym celu (zdarzają się i takie, które trafiają tam przez przypadek albo dla zasady „wgram, żeby nie zginęło, choć i tak nie wiem czy to komuś się przyda”). Większość dokumentów podlega modyfikacjom, a dzięki mechanizmom wersjonowania możliwe jest łatwiejsze zarządzanie ich zmianami i możliwość powrotu to wcześniejszych etapów pracy.

Systemy DMS pozwalają zazwyczaj na definiowanie reguł określających przeprowadzenie:

1. Weryfikacji przydatności,
2. Archiwizowanie,
3. Usuwanie.

Zazwyczaj są z tym związane procesy workflow, które automatyzują cały proces i pozwalają łatwiej zapanować nad całym repozytorium dokumentów.

Obieg dokumentu

Procesy obiegu dokumentów występują na wielu etapach ich cyklu życia. Począwszy od ich tworzenia, poprzez ich akceptację i publikowanie. Nawet po opublikowaniu istnieje potrzeba ich aktualizacji (ponownego zatwierdzenia i publikacji), weryfikacji przydatności czy usuwania. Im więcej dokumentów w systemie tym większa rola procesów workflow w zarządzaniu nimi. W zakresie procesów workflow powinny być rozpatrywane następujące kwestie:

1. Możliwość modelowania procesów (najlepiej przez interfejs graficzny, nie wymagający wiedzy informatycznej),
2. Możliwość uruchamiania procesów ręcznie,
3. Definiowanie reguł automatycznego ich uruchamiania.

Przykładowymi procesami występującymi w większości organizacji jest dekretacja faktury czy opracowywanie i zatwierdzanie procedur, regulaminów i instrukcji.

Bezpieczeństwo

W wielu firmach systemy obsługujące elektroniczne wersje dokumentów nie zostały jeszcze wprowadzone, z obawy osób decyzyjnych przed trudnościami zabezpieczenia ich przed niepowołanym dostępem. Niestety obawy te są zazwyczaj bezpodstawne i wynikają zazwyczaj z braku wystarczającej wiedzy tych osób o możliwościach technicznych współczesnych systemów informatycznych.

W systemach DMS istnieje zazwyczaj możliwość bardzo precyzyjnego i elastycznego definiowania praw dostępu do dokumentów z wykorzystaniem:

1. Dziedziczenia praw dostępu z obiektów nadrzędnych (np. prawa do pliku wynikają z prawa do katalogu, w którym się znajdują),
2. Typów dokumentów (np. oferty w fazie opracowywania mogą być widziane tylko przez dział sprzedaży),
3. Miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej (np. od roli użytkownika systemu zależy zestaw operacji, jakie może wykonać na danym dokumencie – np. go zaakceptować),
4. Atrybutów dokumentów (np. plik oznaczony jako zaakceptowany nie może być modyfikowany).

Niektóre rozwiązania informatyczne pozwalają także na zabezpieczenie dokumentu przed odczytem, kopiowaniem czy drukowaniem także w sytuacji, kiedy dokument znajduje się poza systemem (plik jest z niego kopiowany i np. przesyłany mailem)..

Oprócz możliwości definiowania praw dostępu należy także pamiętać o zabezpieczeniu organizacji przed utratą dokumentów. W tym celu systemy zarządzania dokumentami wykorzystuję replikacje bazy danych oraz procedury alarmowego odtwarzania całego sytemu (disaster recovery).

Inspekcje

Dopełnieniem wspomnianych kwestii bezpieczeństwa jest gromadzenie w systemie logu korzystania z dokumentów. W sytuacji, kiedy przechowujemy w systemie ważne i poufne dokumenty, do których musi mieć dostęp szersza grupa pracowników, często zależy nam na śledzeniu statystyk ich odczytu, a szczególnie kopiowania czy drukowania.

Wyszukiwanie

Podstawowym sposobem dostępu do dokumentów w systemach DMS jest ich przeglądanie. Nie można jednak zapomnieć, o ogromnej roli wyszukiwarki. Im większa liczba dokumentów, miejsc ich przechowywania czy też duża różnorodność ich typów i treści, tym bardziej istotna staje się możliwość łatwego ich wyszukiwania po:

1. Atrybutach (w tym wszelkich parametrach dokumentów, tagach, komentarzach),
2. Zawartości,
3. Typach danych,
4. Lokalizacji (miejscu przechowywania).

Zazwyczaj wyszukanie dokumentu użytkownicy realizują poprzez wpisanie interesujących ich słów w jedno pole (wyszukiwarka prosta) – często przydatna jest możliwość użycia znaków sterujących (tzw. wildcards). Dopiero w razie braku w wynikach dokumentów ich interesujących, korzystają z wyszukiwarki zaawansowanej, która pozwala na bardziej precyzyjne określenie zapytania.

Ważne jest, aby wyszukiwarka nie pozwalała użytkownikom na dostęp (nawet zobaczenie, nie mówiąc o możliwości otwarcia) do dokumentów, które nie są dla nich przeznaczone.

Bardzo istotną kwestią jest możliwość wpływania przez administratorów systemu na wyniki wyszukiwania. Może to być realizowane poprzez promowanie pewnych dokumentów dla określonych typów zapytań (np. dokument opisujący najnowsze zmiany w organizacji pojawi się jako pierwszy, jeśli w zapytaniu użyto jej nazwy). Niektóre systemy pozwalają na zmianę poziomu istotności dla dokumentów (podbijanie/zmniejszanie wagi w rankingu) z uwzględnieniem profilu użytkownika – inne dokumenty mogą być istotne dla pracownika działu finansów, a inne dla pracownika działu HR.

Niekiedy przydatny okazuje się dostęp do dokumentów spoza systemu. W systemach DMS można się spotkać z funkcjami pozwalającymi na integrację wyszukiwarki z usługą wyszukiwania systemu operacyjnego – pozwala to pracownikom przeszukiwać zarówno zasoby lokalne, sieciowe jak i systemu DMS z jednego miejsca.

Dostęp do dokumentów spoza systemu

Oprócz możliwości przeszukiwania dokumentów spoza systemu, bardzo przydatna okazuje się możliwość dostępu do zgromadzonych w nim dokumentów w sposób „tradycyjny” – dokumenty są widoczne w systemie operacyjnym w taki sposób, jakby znajdowały się na dysku lokalnym. Dzięki takim rozwiązaniom w wielu przypadkach sposób obsługi i korzystania z dokumentów staje się dużo prostszy i daje więcej możliwości, a użytkownikom nie przyzwyczajonym do interfejsów webowych, możliwość pracy z tradycyjny sposób.

Udostępnianie dokumentów repozytorium innym systemom

System DMS nigdy nie jest jedynym narzędziem wykorzystywanym w organizacji, które dotyka sfery obsługi dokumentów i w większości przypadków istnieją duże potrzeby udostępniania zgromadzonych w nim danych systemom biznesowym. Np. dane dotyczące dekretacji archiwizowanych faktur powinny być automatycznie przekazane do systemu księgującego.

Oprócz wspomnianej możliwości dostępu do dokumentów przez inne rozwiązania czy udostępniania mechanizmów wyszukiwania systemu DMS, krytyczna w wielu rozwiązaniach jest dostępność interfejsów do komunikacji systemu DMS z innymi rozwiązaniami, poprzez które dostają one dostęp do wszystkich lub tylko niektórych zasobów i funkcji systemu.

Stałe linki do dokumentów

Jeśli system DMS ma interfejs webowy (obsługiwany jest poprzez przeglądarkę internetową), wówczas istotna jest możliwość budowania stałych linków do dokumentów czy to poprzez przywoływanie ich w treści innych dokumentów czy budowanie relacji między dokumentami. Dodatkowo daje to możliwość bezpośredniego odniesienia się do dokumentów spoza systemu.

Konwersja dokumentów

Kiedy organizacja często komunikuje się z podmiotami zewnętrznymi poprzez dokumenty (np. składa oferty, wydaje opinie) potrzebuje systemu pozwalającego na opracowywanie dokumentów oraz zapewniającego funkcje konwersji do formatów nieedytowalnych i ogólnodostępnych (zazwyczaj PDF). Pośrednim rozwiązaniem jest oczywiście zastosowanie wirtualnych drukarek, ale znaczenie podnosi komfort pracy system, który pozwala na wykonywanie takich konwersji automatycznie – np. poprzez jakąś funkcję systemu lub proces workflow (np. zaakceptowana oferta jest automatycznie konwertowana do PDF i umieszczana w odpowiedniej części repozytorium).

Kod kreskowy na wydruku

Dla przyspieszenia identyfikacji dokumentów lub grup dokumentów stosuje się niekiedy kody kreskowe. Przypisanie i nadrukowanie/naklejenie im unikalnego identyfikatora w postaci kodu kreskowego potrafi znaczenie ułatwić i przyspieszyć znalezienie odpowiednika elektronicznego dla kopii papierowej (przydatne przy dokumentach finansowych – np. faktury) lub łączenie logiczne powiązanych dokumentów (np. dokumenty umowy lub sprawy).

Autonumeracja

W wielu organizacjach prowadzone są papierowe dzienniki służące głównie do nadawania unikalnych identyfikatorów dokumentom lub grupom dokumentów (np. dokumenty sprawy). Poziom złożoności obsługi tego, wydaje się, łatwego procesu rośnie wraz z rosnącą liczbą punktów, w których takie dzienniki są prowadzone (np. sekretariat każdego z działów prowadzi własny dziennik, a pisma niekiedy dotyczą wielu działów). Obsługa autonumeracji w systemie DMS znacząco upraszcza cały proces, zaoszczędza czas i pozwala uniknąć pomyłek.

Outsourcing usług

Organizacje coraz częściej decydują się na outsourcing usług związanych z zarządzaniem dokumentami (np. skanowanie lub przechowywanie dokumentów papierowych w celach archiwalnych). Decydując się na wdrożenie systemu DMS powinniśmy brać pod uwagę, nawet jeśli na razie nie planujemy zlecenia tego typu usług firmom zewnętrznym, możliwość działania systemu w takim modelu.

Usability

Oprócz typowo funkcjonalnych elementów systemu, nie wolno zapomnieć o bardzo ważnym aspekcie – użyteczności. Choćby system posiadał wszystkie potrzebne do pracy z dokumentami moduły i realizował szereg funkcji, to od łatwości ich użycia zależy czy użytkownicy będą potrafili i chcieli z niego korzystać i czy jego zastosowanie wpłynie pozytywnie na komfort ich pracy czy wręcz przeciwnie, będą próbowali pracować po staremu, a system traktować jako ciało obce, które ostatecznie nie przyjmie się w organizacji.

Z motyką na słońce

Przyglądając się dokładnie liście zagadnień, jakie należy wziąć pod uwagę podczas planowania wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie dokumentami, należy zawsze pamiętać, że nie wszystkie one wystąpią w każdej organizacji i nie zawsze są tak samo istotne. Podczas wdrożenia należy zawsze mieć na uwadze, jaki jest nasz główny cel, a następnie dobrać (w miarę możliwości finansowych i technicznych) odpowiednie narzędzia i mechanizmy. Jeśli skupimy się na tym, aby nasze narzędzie posiadało maksymalnie dużo możliwości i na siłę będziemy starali się je wszystkie wykorzystać, to możemy niepotrzebnie skomplikować całe rozwiązanie, a co za tym idzie, niepotrzebnie wydać pieniądze, które nie przełożą się na zwiększenie efektywności pracy z dokumentami w naszej firmie.

Dlatego tak istotnie jest zaangażowanie w fazę generowania potrzeb i budowania koncepcji rozwiązania specjalistów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie i kompetencje w tej dziedzinie, co pozwoli na stworzenie systemu stanowiącego odpowiedź na potrzeby danej organizacji, a nie będzie tylko narzędziem samym w sobie.

Należy także zdawać sobie sprawę, że samo narzędzie, nawet bardzo funkcjonalne i wdrożone zgodnie ze sztuką, nie gwarantuje sukcesu, jeśli organizacja nie będzie konsekwentnie z niego korzystać – np. realizować procesy obiegu dokumentów także poza systemem. Jeśli choć jedna osoba się wyłamie (a bywa, że jest nią sam prezes), może to podważyć sensowność całego rozwiązania.

Tomasz Kozyra